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管理任务的要点

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我们在时间管理中,强调要管理好行动,但是有些事情本身就有点复杂(举办一个家庭聚会、全家到美国旅行三周、销售一个新的产品等)这样子要如何管理呢?在Getting Things Done(本文简称GTD)的理论中,这些事情属于任务(task)而非行动,这也是今天我们的主题。

 

1. 任务是什么?

 

“任务是需要一项以上的下一步行动,才能完成预期结果的工作”这是GTD这本书的定义。所以任务虽然可以指很大的计划(例如登陆月球),但一些小事情,是任务的范围(制作研习会的投影片),因为这些事情没有办法一个行动就完成,所以也称之为任务。

 

2. 管理任务的重点

 

要管理好任务,也要和管理行动结合,必需做到三件事情,简述如下。

 

 

a. 清楚界定任务的结果

 

任务的结果像是终点线,一个最终完成的图像。一个登陆月球的任务,永锡会看到一个登陆小艇缓缓降落,小艇门打开,太空人走出来月球表面的画面。一个制作投影片的任务,永锡会看到我在演讲投影片内容,台下观众专注聆听,最后报以如雷掌声的画面。

 

清楚知道结果,才能自己在规划下一步行动时,有明确的方向。

 

b.制作任务清单

 

我们必须有一张目前进行中任务的清单,这样我们才会知道有哪些事情是我们需要去注意。清单让我们可以重复检视及更改,有一张任务清单,可以让我们知道工作负载是否太大,是否需要删减或增加资料。

 

永锡也会在每周检视及计划时,看看自己的任务清单,检讨哪些任务需要继续推进,哪些则可以暂缓。

 

 

c. 将任务的下一步行动,放到系统内管理

 

大部分的任务很单纯,只要将所有的任务列成一张清单,持续管理好各任务的下一步行动,就完成80%的管理工作。少部份任务比较复杂,属于多面向的任务,需要一些外部工具的协助(纸笔工具、心智图软体、树枝结构状软体等),并找出各面向的下一步行动,这就是最后20%的管理工作。这些行动,必须集中放到我们的时间管理系统中,才能进一步作有效的管控。

 

3 任务管理属于垂直型行动管理

 

之前我们提过收集杂事并加工成行动,这是水平型行动管理;相对的任务管理属于垂直式的行动管理,针对单一的任务,进行深度的控管。

 

以我自己的经验,这两种行动管理执行时的心理状态不大一样,水平型管理状态,就像是一个很敏感的雷达,随时注意附近的一举一动,快速追踪并切换注意力的焦点。例如我们批次处理事情,一次打10个电话、一次发6个email,这些事情虽然难度不高,但是却需要很敏感,快速切换心情及作法,尽快完工。

 

垂直型行动管理则不然,许多时候需要用很长的时间,专注处理一件事情,而且事前需要较长暖机的时间,让自己可以进入专注的状态。要设计登陆月球的整个流程,可能要花费很多的时间沉思,考量,才能让太空人平安升空,安全回来。准备投影片,也要事情对观众进行了解,并思考内容及主题如何让人吸收。这些行动都需要不同于水平型的行动管理的方法及技巧。

 

 

结语

 

知识工作者的生产力,来自做事的品质的提升,任务管理提供一种”质重于量”的管理方式,让我们得以用知识创造更好的成果。因此,我会利用接下来的课程针对任务管理做介绍,一篇篇写下去,让我们拭目以待吧。


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