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了解组织内时间管理难题

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经历了数场大型组织内的演讲(google北京分公司、国合会等),发现永锡的时间管理固然能够协助个人改善时间管理的状况,但是却无法对于组织内产生的时间管理问题提供有效的协助。现代的组织中知识工作者面对的时间管理难题远比想像中复杂,兹举下面数点为例:

 

(1)自己的时间很容易变成”属于别人的时间”

 

不论是主管及员工,时间都很容易被别人所打断。生产线的员工,生产的中断会列为最优先的事务,必须立刻处理;管理者的电话响起,大客户的抱怨、上司的命令,马上成为第一优先的事务。时间无法由自己主导,自然导致时间管理的问题。

 

(2)被迫忙于日常作业,没有时间推动任务

 

组织中的知识工作者,每天会遇到各种不同的干扰(email、电话、当面拜访、临时会议),或许他拥有了不起的工作能力,但是面对这些不断的日常作业干扰,无法推动他所认为重要的任务。我们需要一套判断的系统,协助我们能针对真正重要的事项去推动,但是这样的系统却难以获得。

 

(3)需要花许多时间进行组织内的协调

 

我们身处在组织中,必须别人能够运用我们的知识及能力,才能达成效益,也因此,知识工作者彼此需要协调及沟通,尤其是和其他部门的同事或主管交流。若无法和其他部门接触,这样子自己的生产力反而下降(一个无法被利用的知识工作者,对组织没有效益)。

 

(4)组织内部的努力,无法因应外界趋势的转变

 

所有组织的努力,是为了在组织之外造成的影响,但是外界趋势的变化却难以预测。我们在组织内部埋头努力,却看不见外面世界的变化,这样注定无法造就重要的影响。

 

 

结语

 

这是我从彼得.杜拉克>(内地译名彼得·德鲁克>)一书中所摘录的问题,永锡也决定以此为经纬,深入讨论组织内时间管理的问题。这一系列的文章的架构如下

 

- 了解时间花用在何处

- 重视对组织外部的贡献

- 重视长处(自己、主管、同事、部属)

- 集中心力于少数领域

- 做有效的决策

 

希望藉着系列文章的探讨,对组织内部的时间管理问题有更多的了解,更能找出实际有用的时间管理方法。当然,永锡也会持续落实在实际可行的步骤,并与自己之前时间管理系统结合,才不会纸上谈兵,就让我们继续我们的课程吧,GO。


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